Net als vrijwel alle organisaties verwerkt het Sint Catharinagilde uit Hilvarenbeek persoonsgegevens. Dit doen wij zonder commercieel oogpunt. Wij willen je hierover graag duidelijk en transparant informeren. In dit privacy statement geven wij je antwoord op de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens door ons gilde.
Wat zijn persoonsgegevens?
Er zijn gegevens die iets over jou zeggen. Bijvoorbeeld je naam, adres, leeftijd. Wanneer (een combinatie van) deze gegevens naar jou herleid kunnen worden spreken we over persoonsgegevens. Bijvoorbeeld je adres of e-mailadres. Maar bijvoorbeeld ook je voornaam samen met je geboortedatum. Wanneer anderen die persoonsgegevens hebben, moeten ze daar zorgvuldig mee omgaan. Ook foto’s en video’s worden gezien als persoonsgegevens.
Van wie verwerkt het Sint Catharinagilde persoonsgegevens?
Sint Catharinagilde Hilvarenbeek verwerkt persoonsgegevens van mensen met wie wij direct of indirect een relatie hebben, willen krijgen of hebben gehad. Dat zijn bijvoorbeeld gegevens van:
- (Jeugd)leden en vrijwilligers die actief bij ons gilde geparticipeerd hebben tijdens bijvoorbeeld ledenavonden of evenementen.
· Mensen die interesse tonen in een lidmaatschap bij het gilde of ooit een lidmaatschap hebben gehad
· Mensen die aan een bedrijf of organisatie verbonden zijn, waar wij een relatie mee hebben, willen krijgen of hebben gehad
Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van mijn persoonsgegevens?
Het secretariaat verwerkt jouw persoonsgegevens o.a. op computers en in geprinte forlmulieren welke opgeslagen worden in ordners. Zelf kun je zorg dragen voor de juiste registratie door tijdig wijzigingen aan te geven, bijvoorbeeld bij een verhuizing. Dit doe je dan bij de secretaris (deken-schrijver) van het gilde.
Waarvoor verwerkt het Sint Catharinagilde persoonsgegevens?
Als je lid wilt worden van het gilde of aan de slag wilt gaan als vrijwilliger of een andere relatie met ons aan wilt gaan, hebben we persoonsgegevens nodig. Met behulp van je gegevens kunnen we je informeren, op de juiste wijze inschrijven als lid en zorg dragen voor zaken als verzekering.
Als je eenmaal lid of relatie van het gilde bent, dan willen we je goed van dienst zijn. Wij gebruiken je naam en adresgegevens bijvoorbeeld om contact met je te onderhouden en je te informeren over lidmaatschap gerelateerde zaken, maar ook als je een vraag stelt, verwerken wij je gegevens om je zo goed mogelijk te kunnen helpen.
Gegevens kunnen ook gebruikt worden voor promotie- of marketingdoeleinden. Bijvoorbeeld om je te informeren over een (nieuwe) activiteit vanuit het gilde, waar wij aan deelnemen of waarvan wij denken dat dit voor jou interessant kan zijn. Wil je niet benaderd worden door een bepaald onderdeel? Dan kun je dit aangeven door te reageren op de ontvangen correspondentie.
Tot slot zijn er praktische zaken waarvoor we gegevens verwerken. Bijvoorbeeld ter ondersteuning van administratieve processen rondom contributie, statistische (leeftijd)analyses enzovoorts.
Verwerkt Sint Catharinagilde ook bijzondere persoonsgegevens?
Bijzondere persoonsgegevens zijn gevoelige gegevens, bijvoorbeeld over gezondheid, strafrechtelijk verleden, etnische gegevens of gegevens betreffende ras.
Wij verwerken alleen bijzondere persoonsgegevens als wij dat moeten op basis van de wet, met jouw toestemming of als je dat ons vraagt. In dat laatste geval verwerken wij deze gegevens alleen als dat noodzakelijk is voor onze dienstverlening. Je kunt hierbij denken aan een gezondheidsformulier welke nodig zou zijn voor een door het gilde georganiseerde reis.
Sint Catharinagilde controleert ziet er op toe dat gegevens die van de wet niet mogen worden opgeslagen, zoals een BSN-nummer, niet worden geregistreerd.
Hoe gaat het gilde met mijn persoonsgegevens om?
Je persoonsgegevens worden zorgvuldig bewaard en niet langer dan noodzakelijk is voor normaal gebruik binnen de vereniging of het doel waarvoor zij zijn, verwerkt. Om voor latere generaties inzicht te houden in het ledenverloop van ons gilde worden zaken als naam, geboortedatum en (laatste) woonplaats niet verwijderd, tenzij jij ons dit verzoekt.
Wie kan er bij mijn persoonsgegevens?
Je kunt uiteraard zelf jouw persoonsgegevens bij het secretariaat opvragen. Na inzage kun je ze laten wijzigen of door laten halen.
Daarnaast leden van het bestuur jouw gegevens inzien. Binnen het gilde, kunnen leden elkaars adres en telefoonnummer zien (tenzij je aangegeven hebt dat deze gegevens geheim zijn). Dat kan handig zijn, voor het maken van onderlinge afspraken. Het bestuur van het gilde, kan je gegevens – net als jijzelf – muteren.
Binnen het gildewezen, op kring- of federatief niveau, kunnen jouw gegevens alleen worden geraadpleegd door medewerkers of vrijwilligers die hier gelet op hun functie toegang toe moeten hebben.
Uitwisseling van persoonsgegevens binnen het gildewezen
Willen wij gegevens voor een ander doel gebruiken dan waarvoor ze oorspronkelijk verwerkt waren? Dan kunnen wij dat alleen wanneer er tussen beide doelen een nauwe verwantschap bestaat. Bijvoorbeeld als je je inschrijft voor een evenement en daarvoor contactgegevens direct uit de ledenadministratie worden opgehaald. Het Sint Catharinagilde zal geen gegevens uitwisselen met externe partijen, tenzij dit nodig is voor de verwerking van opdrachten die ten bate van het gilde worden uitgevoerd..
Hoelang worden mijn gegevens bewaard?
Gegevens gerelateerd aan je lidmaatschap worden in beperkte vorm na uitschrijving bewaard om statistische informatie zoals ledenaantallen over de jaren heen, juist te kunnen blijven genereren. Daarnaast is het voor het gilde met deze informatie mogelijk oud-leden te informeren over bijvoorbeeld een reünie of andere bijzondere festiviteiten. Voor het bewaren van deze gegevens gelden de wettelijk bepaalde voorschriften.
Welke regels gelden bij de verwerking van persoonsgegevens?
Bij de verwerking van persoonsgegevens is Sint Catharinagilde Hilvarenbeek gebonden aan de daarvoor geldende wet- en regelgeving.
Kan ik zien welke gegevens het gilde van mij verwerkt?
Je bent in de mogelijkheid om bij het secretariaat de over jou verwerkte gegevens op te vragen. Zij zullen dit verzoek altijd binnen afzienbare tijd honoreren.
Waar kan ik terecht met een vraag of klacht?
Voor vragen of klachten over de verwerking van persoonsgegevens door het gilde kun je terecht bij het bestuur.
Klachtenprocedure
Bij klachten over de werkwijze van een van de bestuurders, kan ieder bestuurslid als vertrouwenspersoon worden ingeschakeld en kan, indien de ledenvergadering dit verlangt, het bestuur (tijdelijk) op non-actief worden gezet. In dat geval zal er uit de leden een tijdelijke voorzitter worden aangesteld.
OPT-OUT
Voor berichten van het gilde is het mogelijk jezelf uit te schrijven. Wanneer dit automatische nieuwsbrieven zijn kan dit door middel van een OPT-OUT. Indien je geen prijs stelt op informatie over de het gilde waarvan je lid bent, of anderszins bezwaar hebt tegen gebruik van uw gegevens, kun je dit aan ons doorgeven. De verantwoordelijke kan dan reageren op je verzoek.
Wijzigingen privacybeleid
Sint Catharinagilde Hilvarenbeek behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in dit privacybeleid. Het verdient aanbeveling om dit privacybeleid regelmatig te raadplegen, zodat je van de wijzigingen op de hoogte bent. Je kunt dit privacybeleid zelf opslaan of raadplegen via www.sintcatharinagilde.nl/privacy